Encuestas organizacionales online

Visión General Una encuesta es una manera de obtener información acerca de las actitudes, creencias, opiniones, comportamiento, u otras características de una población. Las encuestas consisten de una colección sistemática y estandarizada de información acerca de individuos, hogares, o entidades   a través de preguntas. Estas definiciones nos muestran que la palabra encuestas se refiere tanto al instrumento utilizado para obtener los datos como al proceso empleado cuando se utiliza el instrumento.
 Aunque los sondeos con fines electorales y las encuestas de actitudes sociales en general reciben la mayoría de la atención de la prensa, las encuestas han sido utilizadas desde hace mucho tiempo por empresas, agencias de gobierno, universidades, y otras instituciones. Las encuestas organizacionales comenzaron como un medio para medir la motivación de empleados en los años posteriores a la segunda guerra mundial; subsecuentemente, la mayoría de las organizaciones en USA han conducido encuestas organizacionales por lo menos una vez. En un sondeo de 429 directores de recursos humanos (Gallup 1988), 70% de ellos reportaron haber realizado encuestas a sus empleados en los últimos 10 años. 69% respondieron con seguridad que realizarían encuestas organizacionales en el futuro.
 Las encuestas organizacionales están creciendo en popularidad debido al énfasis de la gerencia en el involucramiento de los empleados, satisfacción de clientes, calidad total, y excelencia en prácticas de negocios.

Usos de Encuestas Organizacionales  
Las encuestas organizacionales pueden ser utilizadas para muchos propósitos diferentes, pero casi todas caen bajo dos grandes áreas : Evaluación y Cambio.
 A continuación los usos mas frecuentes de encuestas organizacionales:

Para obtención de información general
Una encuesta bien desarrollada le permite a la organización obtener información precisa sobre una amplia gama de tópicos. Muy frecuentemente, ningún otro tipo de método de obtención de datos puede ser utilizado para obtener la información deseada más efectiva y eficientemente.
 Las encuestas organizacionales pueden ser utilizadas para muchos propósitos, incluyendo la medición de necesidades de empleados, actitudes, motivación,   satisfacción, y para determinar las opiniones y preferencias de clientes y consumidores sobre los productos y servicios que reciben.

Para determinar áreas de Interés
Es común para muchas empresas tener un interés generalizado en conocer que aspectos de trabajo son motivo de satisfacción o disatisfacción para sus empleados. Necesitan saber “como van las cosas”, en otras palabras, necesitan una evaluación de la empresa.
 Este tipo de encuestas pueden ser dirigidas hacia tópicos particulares para conocer la reacción del personal. Normalmente son utilizadas como producto de otras situaciones como podrían ser relaciones obrero-patronales, una alto índice de ausentismo, un alto índice de rotación del personal, etc.

Para observar tendencias a largo plazo
Poder dar seguimiento a asuntos relevantes a través del tiempo requiere de múltiples mediciones levantadas de la misma manera. El deseo de medir tendencia a largo plazo puede venir del interés en el impacto de intentos de la gerencia de realizar cambios significativos como respuesta a resultados de encuestas anteriores. O podría ser por el interés de medir cambios organizacionales producidos por cambios ambientales o cualquier otra fuente de cambio.
 Para muchos ejecutivos, este tipo de encuestas son análogas a un examen físico anual. Aunque uno se sienta bien, puede ser beneficioso comparar el estado de los elementos vitales contra datos de años anteriores.

Para dar seguimiento a impactos de nuevos Programas
De manera similar, medir reacciones a cambios anteriores es un propósito válido para efectuar una encuesta. Estos cambios incluyen reorganizaciones, reducción de fuerza laboral, traslados, o la introducción de nuevas prácticas (como nuevos métodos de evaluación laboral, desarrollo profesional, sistema de compensación, etc.)
  Estas medidas después de los hechos, pueden revelar si los cambios han tenido los efectos previstos o deseados, en contraste con impactos no anticipados o negativos, y podrían ser la base para efectuar las correcciones necesarias.
  
Para proveer insumos para toma de decisiones
En algunas organizaciones, se utilizan encuestas para obtener datos valiosos que influencian futuras decisiones gerenciales. Por ejemplo, podríamos necesitar saber que plan de beneficios quisieran los empleados que mejorara. Y aún si no se preguntara esto directamente, una encuesta podría medir con cual de los diversos planes los empleados están menos satisfechos.
  
Para mejorar la Comunicación
Una encuesta puede ser una herramienta poderosa para mejorar la comunicación entre las diversas partes de la organización. Las encuestas son especialmente útiles para establecer enlaces de comunicación “hacia arriba” de parte de empleados de bajo nivel con la gerencia.
 Las encuestas organizacionales proveen a los empleados con un vehículo directo y seguro para comunicarse con la gerencia. Una encuesta efectiva le da a los empleados el sentimiento que son parte del proceso de toma de decisiones, y que su aporte es importante para la organización. Este sentido de “empowerment” puede acrecentar la motivación de los empleados, el clima organizacional y la productividad.
 La información obtenida en una encuesta organizacional típica puede incluir las necesidades y actitudes de los miembros de la organización. Similarmente, la habilidad de obtener datos de una amplia gama de empleados le permite a la alta gerencia tomar el pulso de la organización. Muy frecuentemente, una encuesta es la única forma de separar hechos reales con rumores y de asegurar sistemáticamente la existencia de problemas dentro de la organización.
 Una ganancia, producto del aumento de comunicación, podría ser una mayor motivación de los empleados. Cuando los empleados saben que sus opiniones son importantes para la alta gerencia, el escenario está montado para una organización más humana y productiva.

Para asistir en Cambio Organizacional y Mejoramiento
En organizaciones progresistas, las encuestas suelen institucionalizarse y promover cambio a través de la mejora organizacional continua. Las encuestas son utilizadas como base para el mejor funcionamiento de la organización.
 Las encuestas pueden ser vistas como una discliplina en el sentido que se convierten en un sistema para atender regularmente asuntos importantes, tema por tema, unidad por unidad.
 Encuestas administradas a intervalos regulares (anuales, bi-anuales) ofrecen un sistema de detección temprana a la alta gerencia para identificar cambios en las actitudes de los empleados. La habilidad de la alta gerencia de detectar cambios negativos de actitud en una etapa temprana pueden minimizar los efectos que hubieran ocurrido si la situación hubiera continuado.
 En algunas ocasiones, la organización puede necesitar medir el grado de éxito de alguna nueva iniciativa o los efectos de nuevas políticas corporativas adoptadas. Podrían necesitar tomar medidas en las tres etapas del ciclo de cambio : Descongelamiento (ej. Heciendo ver al personal la necesidad de cambio), Cambio (ej. Tratando de cambiar las cosas), y Recongelamiento (ej. Haciendo permanente los cambios efectuados). Obteniendo datos antes de cada etapa, la organización puede dar seguimiento y hacer los ajustes necesarios a la intervención de cambio para obtener resultados óptimos. De esta forma, datos obtenidos a través de encuestas pueden servir de “benchmark” para medir el grado de progreso hacia la obtención de las metas organizacionales.
 Es esfuerzo para la mejora organizacional enfoca la atención de la gerencia hacia aspectos particulares del funcionamiento de la organización. Muchas empresas utilizan encuestas ahora para medir aspectos de su funcionamiento que los hace más competitivos, incluyendo calidad, satisfacción de clientes, y eficiencia interna.
 La última década ha traído cambio en los temas cubiertos por las encuestas organizacionales, temas tradicionales sobre “empleados” como satisfacción, motivación, y asuntos relacionados a su trabajo han dado paso hacia tópicos de importancia vital para el éxito de la organización. Su uso en las encuestas tiene la intención de promover y medir cambios en la forma de operar y tener éxito la empresa.

​Para transmitir comunicación simbólica
Tal vez el más importante, y menos entendido, propósito estratégico para conducir una encuesta organizacionales el de la comunicación simbólica. Esta función es especialmente importante en intentos de cambio organizacional. Aunque la comunicación simbólica es algunas veces obvia, es frecuentemente lo que los sociólogos llaman una función latente (por debajo, no siempre obvia). Cada aspecto de del proceso de encuesta envía un mensaje a la gente involucrada. Tanto el contenido de la encuesta como la conducción de la misma cargan un enorme significado.
  Cuando al personal de la empresa se le pregunta sobre su satisfacción con su salario, los beneficios, su carrera, ellos asumen que esas áreas de satisfacción son importantes para la gerencia. Si una encuesta pregunta sobre el comportamiento de los gerentes, tanto al gerente como a su personal se les envía la señal que ese comportamiento es un aspecto importante en el rol del gerente.
 Debemos reconocer que el contenido de la encuesta señala lo que los líderes de la organizacional quiere saber (ya sea satisfacción de clientes, calidad, “empowerment”, innovación, o cualquier tópico). De hecho, cuando una nueva señal debe ser transmitida porque la organización quiere promover una nueva manera de funcionamiento, las encuestas así como los tópicos o temas en ellas se convierten en una herramienta educacional poderosa.
 
Aunque las encuestas organizacionales son utilizadas extensivamente hoy en día, no son la respuesta para cada problema organizacional. Una encuesta organizacional es un proceso, no una panacea. Las encuestas no resuelven problemas, ellas identifican fuentes potenciales de problemas y pueden servir de catalistas para el cambio y mejoramiento organizacional.

Agregando valor con Encuestas Organizacionales1.- Las encuestas organizacionales proporcionan retroalimentación consistente de todos los empleados sobre una serie de tópicos.Es difícil para los líderes de la organización reconocer diferencias entre su empresa y otras. Al estar alrededor de sus empleados todo el día, llegan a familiarizarse tanto con ellos que les resulta difícil en reconocer sus diferencias particulares en actitudes y opiniones. Y a medida que la organización crece más allá de unos cuantos empleados, se vuelve más difícil para los líderes mantener un pulso preciso sobre sus compañías. Tienden a perder la noción de cuál es la posición de sus empleados   sobre diferentes tópicos.
Una encuesta bien diseñada puede hacer mucho para resolver este problema.
  
Las encuestas organizacionales presentan las opiniones de la organización entera en un punto específico de tiempo. Aunque existen muchas maneras de descubrir las opiniones de los empleados (entrevistas, grupos de discusión informales, grupos focales) ninguno parece ser tan eficiente como encuestas organizacionales. Entrevistas, por ejemplo, son una excelente manera de recabar información de los empleados y discutir sus preocupaciones y recomendaciones. Pero el proceso de entrevistas consume demasiado tiempo. Es además difícil poder entender tendencias o medir diferencias entre grupos. Y las entrevistas pueden encaminarse a muchas direcciones diferentes, de manera que después de una larga serie de entrevistas, resulta sumamente difícil y laborioso compilar un resumen preciso.
En contraste, las encuestas organizacionales presentan los mismos tópicos para todos los empleados. La habilidad de graficar, interpretar, y comparar datos es una de las grandes ventajas. Clasificación de tópicos y comparación entre grupos es sumamente sencilla. Y preguntas abiertas pueden ser incluidas en la encuesta para permitir algunos de los comentarios o sugerencias disponibles en las entrevistas, con menor costo y mayor precisión.


Las encuestas claramente revelan las fortalezas y oportunidades de mejora para la organización.Las oportunidades para el análisis proporcionadas por encuestas bien construidas, y su cuidadosa interpretación en los niveles gerenciales pueden revelar cambios estratégicos, sistemáticos, o estructurales necesarios para hacer a la organización más productiva. Los mismos resultados de la encuesta usados a niveles intermedios pueden proveer a los supervisores con detalles de cómo comunicarse mejor, tomar mejores decisiones, ser más precisos en evaluaciones de rendimiento, e involucrar a sus empleados en el proceso de planificación. Y al utilizar las encuestas tanto en los niveles gerenciales como en niveles intermedios, las empresas pueden significativamente   mejorar su habilidad de promover cambios importantes.
Cuando las encuestas son estructuradas de manera que garanticen que los superiores conozcan las preocupaciones de sus empleados, éstas se convierten en una herramienta poderosa. El acto de llevar a cabo una encuesta indica que la alta gerencia da valor a los empleados y sus ideas. Las encuestas también permiten a los superiores identificar barreras a la productividad y a obtener un mejor clima laboral. Una vez que estas barreras son identificadas, planes de acción pueden ser desarrollados para eliminarlas de una manera positiva y cooperativa.